みなさん、こんにちは。
日本語でも同じですが、メールの件名は相手が本文を読む前に最初に目にする大事な部分です。英文でもこの部分が相手に一瞬で上手く伝わらないとメール自体を開いてもらえない、なんてことが起こってしまいます。
そこで今回の記事では、特にビジネスで英文メールを書く際に役立つ上手いメール件名の付け方のポイントをご紹介していきます。
「そう言えば、英語でメールを書く度に件名をどうしたら良いか迷っている」そんな方はぜひ最後までチェックしてみてくださいね。
曖昧な件名は避けできるだけ具体的な件名を付けよう
まず大切なのは、メール件名には曖昧な表現は避けできるだけ具体的な表現を持ってくるという点です。
特にビジネスの場面では相手は忙しい中、日々数多くのメールを目にしています。その中で、例えば本文の内容が予測できない曖昧な件名の付いたメールを送っても他のメールに埋もれてしまいます。
良くあるのがメール件名に「Hello」や「Long time no see」などの挨拶文を付けるやり方ですが、迷惑メールやスパムメールと混同されやすいので止めましょう。
この件名を見た時点で相手がメールを削除してしまう可能性が上がります。
例えば、メール本文の内容が「新製品のカタログの要望」なのであれば、
「Request for a catalogue of new products」
と付けます。
この時、ただ単に「Request」とするのではなく、相手に何に対する要望なのか？がはっきり分かるようにします。
覚えておくと便利！相手の行動を促したい時に使える英文メール件名
ビジネスメールでのやり取りの中では例えば「要返信」、「要出席確認」など相手の行動を促したいことってありますよね。
この場合も、日本語と同様英語でもメール件名内で使える表現をいくつか持っておくと便利です。
例えば、件名に「要返信 11月6日のミーティング」と付けたい場合、
「Reply requested – November 6 meeting」
とすることができます。また「要出欠確認 金曜日のパーティー」としたい場合は、
「RSVP – Friday’s party」
とできます。
他にも、「至急」としたい場合は件名内に「Urgent」と付けたり、何らかの行動が必要な場合は「Action required」と付けることも可能です。
相手が実際に自分がお願いした通りの行動をしてくれるかはまた別ですが、件名内で出来る限り明確に相手の行動を促す表現をするよう心掛けましょう。
件名を付けた後は本文の内容も再確認することが大切
英文メールに件名を付けた後は、念のためメール本文の内容も再確認することをおすすめします。
ここで件名と本文の内容にズレが無いか、件名がその内容を明確に伝えるものになっているかを確認します。
また、基本的に1つのメールに盛り込める用件は1つだけです。
1つのメールの中に沢山の要件を盛り込んで相手にそれぞれ別の行動を促してしまうと、相手も何をやったら良いかが分からなくなり、また返信履歴を追うのも大変になってしまいます。
この場合は、臆せず用件ごとに分けてメールを送るように工夫しましょう。英文メールの件名ももちろん大事ですが、その母体となるメール本文の内容にも気を配ることで相手にも伝わりやすいメールに仕上げられます。
いかがでしたか？
英文メールの件名の書き方は、他ネイティブが実際に書いたメール件名なども参考にしながら業務の中で徐々に磨き上げていくこともできます。
ぜひ当記事内容を参考にして、具体的で分かりやすい英文メール件名を付けてみてくださいね。
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日本で英語講師、行政通訳・翻訳の仕事を経験後、アメリカ人の夫との結婚を機にアメリカに移住。
英語コーチとして独立する傍ら、英語系ライターとしても活躍。
長い英語学習歴、教授歴、実践歴を活かし「日本人だからこそ躓きやすい」「そこが知りたかった！」そんな情報を分かりやすくお伝えしていきます。
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