【英文ビジネスメール】熟練者になってくると・・・まるでチャット!?

ビジネスメールを書くスピード、気にしたことがありますか

あなたは英文メールを、日本人の感覚でやり取りし続けていませんか？
数をこなせばこなしていくほど、その違いに気づいていくことでしょう。

ビジネス、特に社内でのやり取りの場合、英文メールと日本メールは以下の違いがあると感じています。

英文メールは共感や丁寧さがゼロかと言うというわけではなく、重要視するところが違います。
今回は、ビジネスメールのスピード感についてお話します。

簡潔！チャットのようなビジネスメール

私が英文メールを使い始めたのは、日本の民間企業で外部の顧客に向けてでした。
その後、外資系にて秘書の仕事を始めました。
私が英文メールを書き慣れるような経験をたくさんは踏んできていないことを見越しての採用でした。
就業してすぐ、メールのやり取りについて、私が就いている部長に言われました。

「メールのやり取りは簡潔に。名前などは書かないでいいから」

ビックリしました。思えば、慣れていない私に対してのありがたい助言だったのです。
その後、

Here is the attached file HR in headquaoter shared. Adjust my time schedule and reply to the person.

詳細な説明などは一切なく、パッとメールが飛んできます。
どんなに話の内容が途中で変わっていて、改行もありません。
一文も比較的長く、できる限り切れないです。
名前などは書かれていません。
最初は慣れなくて丁寧に返信をしていたのですが、今から考えればそんな必要はありませんでした。

忙しいビジネスパーソン、改行する時間も惜しんで、必要最小限のことだけでやりとりするのです。
ちょっとチャット的だと感じます。
テニスのラリーみたいに行って返ってをささっと済ませるのです。

書く人によっては、

Can you arrange the flight and hotel for attending the convention 2/5-8. Thanks.

上記のように、結びっぽい言葉を入れている人もいれば、

Please be informed the potential customers we met last week might be interested in our launched products. Hopefully they will contact you within these few days. David

このように、名前だけ最後に入れている人などもいらっしゃいます。

メールの書き方に関しては、日本語でも、始まりと結びでバリエーションがあるように、英語でもあることが感じられます。

海外在住経験が長いと日本人同士でも

最もビックリするとしたら、海外経験が長いか、海外在住の日本人の日本メールです。
彼らの日本メールはすっかり海外仕様になっていることが多々あります。
そのため日本語でやり取りをしているにもかかわらず、テニスのラリーのようなメールを、簡潔に改行なく1文も長いまま日本語で送り返されます。
感覚がすっかり海外ビジネスになっていることが分かるので、興味深く感じます。

英文メールは、「スピード＞丁寧さ」を意識しましょう。
海外の方のそっけなくさえ見えるメールにもびっくりしない心構えで行きましょう。

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Mecan

英語が好き。語学が好きというよりは、その背景にある特性や文化などに興味も持つ。ひとが好きで、世界中の人と対話できるおもしろさが嬉しい。

長年地元で英語科教員をしていたが、東京で民間企業に転職、英語を使ってビジネスをし続け、外資系も経験。フィリピンの日本支社でフィリピン人の管理部門も経験。ひたすら実践で英語を身に付けていった経験から、英語習得について語ります。