ビジネス英語メールの書き方〜例文とおすすめフレーズ

皆さん、こんにちは！

ビジネスで英語メールを書く機会が増えたビジネスマンは多いと思います。
そこで、今回は英語メールの例文をふまえながら、英語でメールを書くときの基礎知識を流れをおって紹介していきます。

英語メールを書く時の『書き出し』について

ビジネスメールの書き出しは、
ひと昔前はDearが最も一般的だと言われていました。

しかし、実際のビジネスメールでは、
・Dear Mr/Ms. (名字）,は

始めてメールを書く相手に対して、
最も丁寧な表現として使われたり、面識のない相手、
セールスレターを送る時などに多く使われています。

または、2回目以降でも、上司や、
相手の立場を上として維持しておきたい場合
にも使われます。

・Dear (フォースとネーム）,
は初めての人ではない人に使われます。

しかし、海外の実際のビジネスシーンでは、
2回目以降のメールなどでは、今までは失礼だとされていた、
・HI,Hello
がよく使われています。

理由は、海外では、親しいカジュアルさを出すことの方が、
相手に近いよという良いニュアンスになる文化があるからです。

そうは言っても、日本人からすると、
突然、あまり面識のない人に“Hi”と言われても、
びっくりするかもしれません。
現に私も最初に、“Hi”から始まるメールを
受け取った時は、びっくりしました。

慣れないうちは少し軽いノリにきこえるかもしれませんが、
ビジネスメールにおいても親しい仲なら十分活用することができますし、
親しいことを伝えたい、距離を縮めたい時にも使う事ができます。

しかし、そうは言われても、やはり自分から“Hi”
を使うのは勇気がいるな、と思う場合は、
相手が“Hi”に変えてきたタイミングで、こちらも
“Hi”や“Hello”に変えるといいでしょう。

また部署名、役職名しか分からない相手に送る場合は、
日本の文化同様にTo whom it may concern,
「ご担当者様」と英語で表現します。

英語メールを書く時の『返信』について

ビジネスメールにおいて『返信』を促すことは重要なことです。

こちらは
It would be appreciated if you could reply to us as soon as possible.
「お早めにご返信いただけましたら、ありがたく存じます」、

Would you please let us know then you have a question?
「ご質問がありましたら、お知らせいただけますでしょうか？」などが使えます。

こちらもクドイ英語表現ではなく、なるべく１文で伝えることが好ましいです。
また相手にお願いをする際、やたらとPleaseを使う方がいますがPleaseを用いる場合、
少し偉そうな印象を与えてしまうのであまりビジネスメールで使うのは控えましょう。

丁寧にお願いをする場合は

Would you～?「～していただけないでしょうか？」

I wonder if you could～.「（もし可能であれば）～していただけないでしょうか」が適切です。

「返信」に関する表現も様々ありますので、慣れるまでは使いやすそうな英語表現を用意しておき、
すぐに相手に返信できるようにしておきましょう。

英語メールを書く時の『催促（リマインド）』について

日本の会社でもそうですが、相手に催促（リマインド）するときは簡潔で理解しやすい文章が好まれます。
一般的な表現は以下のような文章です。

I’m writing to～「～するために（このメールを）書いています」

Could I ask you to～?「～していただけませんでしょうか？」

The purpose of this e-mail is to～.「このメールをお送りしたのは～のためです」

The reason I am writing this e-mail is～.「このメールを書かせていただいたのは～です」

例として次のように使います。
I’m writing to confirm the deadline.「締め切りを確認させていただきます」

Could I ask you to send the report?「例のレポートを送っていただけないでしょうか？」

以前私は、催促の目的をあまりにも詳細に書いてしまい、読み手の理解を遅くしてしまったことがありました。
そのようなことがないよう、常識の範囲内でシンプルに書くことが望ましいのです。
「この情報も必要」「あれも必要かも」などと意識しすぎると、どんどん内容が膨らんでいってしまうので、
初めのうちは一度書いたビジネスメールを見返してから送信するようにしましょう。

英語メールを書く時の『挨拶』について

日本の風習と同様、初めての相手にメールを送る際は挨拶文が必要になります。
しかし長く書く必要はありません。ビジネスで好まれるのは簡潔に書かれた文章ですので、
なるべくコンパクトにまとめるようにしましょう。

特に使いやすい表現は、
I hope you’re enjoying～.
「あなたが～を楽しんでいることを願います」です。

また予めメールを受け取っている相手であれば、

Thanks for your e-mail.「メールをありがとうございます」が良いでしょう。

このThanks for～「～をありがとう」は簡単で便利な表現ですので、タイミングが合えば活用しましょう。

またお互いの取引が上手くいったときには以下のように素直な感想を伝えてもいいでしょう。

We are very pleased that we were able to complete the deal.「
取引が成立して我々は大変嬉しい限りです」

もし初めての相手にメールを送信する場合、日本語では「突然のメールで大変恐縮です」と言いますが、英語ではI truly apologize for this sudden e-mail.と表現します。

英語メールを書く時の『締め』について

「シンプルに書く」というスタンスは、「締め」の場面でも適用されます。
あまり丁寧過ぎる表現はビジネスメールでは好まれないので、あくまでも失礼のない程度の簡潔な表現を心がけましょう。

特に以下に挙げたフレーズはビジネスでは好まれるかと思います。

Looking forward to ～ing「～することを楽しみにしています」

I hope to see you soon.「すぐにお会いしたいと思います」

Have a good(great) weekend.「良い週末を」

ご自分の使いやすい表現があれば、パソコンのメモ機能や付箋などにメモをして
すぐに使えるように工夫しておくと良いでしょう。

ビジネスメールの結びでは、一般的には、
Sincerely yoursやBest Regardsを用いるといいでしょう。

親しい間柄の場合、thank you,
などで結ぶ場合もあります。

いかがでしたか？

是非活用してみてくださいね。

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Ko-su

国際系の大学を卒業後、オーストラリア留学、某国産自動車ディーラー営業職、子ども英会話教室マネージャー、公立中学校の特別学級の担任、都内にある某有名出版社の英文添削者（主に国公立難関校志望の生徒さんを担当）を経験。さらに中学・高校の英語の教員免許取得、英検準一級合格、TOEIC730(2020年1月受験結果)、メンタル心理カウンセラーの資格を活かし、１０年以上英語担当の塾講師として全国の学習者の指導に当たっている。また不定期にセミナー講師（心理学を応用した英語学習や自己啓発、スピリチュアル関連）も務めている。