英語のビジネスメールは怖くない！失敗しないメールの書き方を教えます！

こんにちは。
講師のAtsukoです。
 
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英文メールを書くときのルールブック

ビジネスメールのコツは、英語でも日本語でも同じだと思います。
日本語で、簡潔で、目的が明確なメールを書けない人は、英語でeffectiveなビジネスメールを書くのは難しいでしょう。

読み手が日本人でも外国人でも、忙しいbusiness personに向けたメールであることには変わりはありません。
簡潔で、意図が明確な内容を書くことが重要です。

今回は、ビジネス英文メールのコツをご紹介したいと思います。

ビジネスメールでは挨拶が重要？

日本語では、最初の部分に、やたらと漢字の比率が高い長い挨拶が使われることが多いですが、英語のメールでは、その心配はご無用です。
例えば、”いつもお世話になっております。”
という日本語の対訳になる英語表現は存在しないと思って結構です。

そういう意味では、挨拶の部分の英文に長く時間をかけることはしないで下さいね。
皆さんも、日本語のメールの季節の挨拶部分は読んでいないのではありませんか？
ビジネスメールの肝は本文部分であることは、英語のメールも同じです。

何度も会ったことがある取引先や社内の人間などには、挨拶というよりは、

Thank you for sending me the report.

（レポートの送付をありがとうございました。）

It was nice to see you again last week.

（先週お目にかかれて嬉しかったです。）

などの感謝や感想などから始まることが一般的です。
ここで大事なのは、positiveなトーンであること。
そのため、英語のメールは、Thank you for, Thanks for　という感謝から入ることが非常に多いです。
何かのcomplainをするためのメールであっても、メールの出だしは、positiveに行きましょう！

ビジネス英文メールのコツ！まずは目的をつたえよう

相手の時間を無駄にしないように、という気遣いがあれば、本文の最初は、やはり、このメールのpurposeを話すことが重要ですね。
このpurposeは、メールのsubject lineにも反映されるべきですね。

メールの題を見て、どのメールから読むべきかの判断をする人は多いはずです。

I am writing to ask you a few questions about the meeting we had last week.

（先週行ったミーティングに関して幾つか質問があります。）

I would like to confirm the next steps for the project.

（プロジェクトの今後のタスクの確認をさせていただきたいです。）

これらの一言で、相手は、知らずのうちに、頭の中で次に来る内容を考え、あなたが書く内容をより容易に理解する導入となるのです。
例えば、This is just to let you know….という一言があれば、あー、これは、何かの簡単な業務連絡だな、という予測が立ちますね。

ビジネス英文メールのコツ！本文の書き方

さあ、いよいよ本文です。
気が付きました？
ここに来るまでに、2行しか書いていないのですよ。
最初の2行には、1－2分（慣れれば十秒くらい）しか時間をかけなくても、この本文は、しっかり書きましょうね。
時間をかけるべき部分はここです！

本文の内容は、目的も業種も色々あるので、凡例を書きにくいのですが、ここでも、相手の時間を無駄にしないことが大事。
簡単な英語で、簡潔に、伝えたいことを書きましょう。
英語のビジネスメールは、案外パターンが決まっているのです。
使われる動詞や言い回しは、ある程度決まっていると思って、恐れずに人の真似をしましょう。

例えば、自分がccやbccで入っているnativeの上司や同僚のメールは、effectiveなメールを書くためのコツの宝庫です。
自分には直接関係ない、と思わないで、きちんと読んでみましょうね。
彼らが使っている言い回しやトーンをしっかり勉強して、今後使えそうなフレーズは、どこかにメモっても良いでしょう。

変にcreativeになる必要も、jokeを入れる必要もありません。
特に英語がまだまだ、と思っている方は、変に流行りことばやスラング的なものを使うと、思ったよりずっと失礼な言い回しになりがち。
また、変に気取って、big wordを使う必要もありません。シンプルで良いのです。

ビジネス英文メールのコツ！箇条書きの使い方

文が長くなりそうなら、思い切って、箇条書きにしましょう。
英語が苦手なら、長い文を書くのは苦痛だし、書けば書くほど、間違った英語を使ってしまう確率が上がるでしょう。

例えば、I am writing to ask you a few questions…がpurposeなら、

Here are my questions:　と書いた後に、質問をリストアップしていくと良いでしょう。

箇条書きにすることで、相手も返信が容易になります。
また、箇条書きにすることで、自然と短い文を書けるような気がします。
短ければ良いというものではないですが、無駄に長いのは、書いている方も、読む方も苦痛ですものね。

ビジネス英文メールのコツ！相手にしてもらいたいことを明確にする

ビジネスメールの場合、最終的に、相手に何らかのアクションをお願いすることが殆どだと言って良いかと思います。
相手がすべきことが明確に伝わるように書くことが重要です。特に、いつまでに必要か、という期日を明確にすることは重要です。
締め切りを表す、by next Monday, by 3 pm tomorrowなどのbyを使うフレーズが登場することが多くなります。

取引先や顧客に何かをお願いする場合、やはり、失礼ではない言い方でお願いしたいものです。
だからと言って、I am really sorry to ask you this…、I hesitate to ask you…などの言い回しは不要です。
相手も仕事で必要なことだと割り切っているはずですから、妙にへりくだる必要はありません。

Could you please send me the revised file by the close of business tomorrow?

(改訂版のファイルを明日の営業時間内に送っていただけますか？）

このような一言でOKです。

ビジネス英文メールのコツ!メールの締めはシンプルでOK

挨拶部分がシンプルなのと同様に、英語のビジネスメールのクロージングもシンプルです。
考えてみれば、私が最も良く使っていたのは、Thank you. だったような気がします。
この部分も、真剣に読まない人が殆どです。
だから、別に洒落た言い回しを使う必要はありません。

金曜日に書くメールなら、Have a great weekend!

来週ミーティングがある人なら、Looking forward to seeing you next week.

くらいの変化球を投げる必要はありますが、本当にその程度の気の使い方で充分です。

【まとめ】ビジネス英文メールは慣れが一番

まあ、慣れが一番、と言ってしまえば、何でもそうだろう！
と突っ込まれそうですが、ビジネスメールほど、慣れが重要な英文も無いような気がします。

それと同時に、ビジネスメールの先生は周りにたくさんいるはずです。
先にも書きましたが、とにかく、他の人が書く生きたメールを参考にして下さい。
極端なことを言えば、毎日届く英語のメールのフレーズを組み合わせることで、多くのメールは書けてしまうのです。

ですから、自分が受け取る毎日のメールが一番の参考書だと思って下さいね。
そこには、あなたの業界特有の言い回しやjargon（業界特有の隠語）もたくさん入っているはずです。
それらを上手く利用（再利用？）することで、ビジネスメールも怖くない！知らず知らずのうちに、ビジネスメールを書く術を学んでいるはずです。

ではでは、Happy writing!

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Atsuko

海外で学び、アメリカでの生活が20年以上。英語力はネイティブレベル。アメリカの公認会計士として15年以上働いた経験があり、豊富な実務経験を活かしたビジネスライティングの指導には定評がある。お客様評価も高く人気のある先生。