【英文ビジネスメール】担当者がわからないときはどうする？

みなさん、こんにちは。

英文メールで、さあ、メールを送るぞ！とか、返信するぞ！となったけど、あれ！？誰宛てにすればいいのかわからないのだけど・・・みたいなことはありませんか？

英文メールで宛先がわからない時の書き方

実は、英文メールで宛先が分からない場合は、

Dear Sir/Ma’am,

でいいんです！

この記事を読んでくださっている方のなかには、ビジネスメールをこれから書く方であったり、すでにおっかなびっくり書き始めている方もおられると思います。

「Dear 敬称　人名,」で始めて、「Regards, 自分の名前」で終える、やっと英語のメールの書き方を理解して、その形に当てはめられるようにはなっているというところでしょうか？

英語のビジネスメール、慣れるまでは大混乱

送り始めた頃は１通書くのもビクビクしていたころの自分を思い出します。

私の場合は、日本語のメールだってある程度の形があるってこともよくわかっていないままに、仕事でいきなり英文メールを送らなければならない事態になって、大混乱をしまくっていました。
それでも少しずつ続けていって、英文メールを書くのが定着していっていました。
そんなころ、販路拡大のために英文メールをいろいろと送る中で、送り先の名前が明らかでないことが出てきてしまったんですね。

当時は、海外とのビジネス経験が豊富な方と働いていて、その方が教えてくださった書き始め方が前述のこれ、

Dear Sir/Ma’am,

というものです。

見る人が見れば、ああ、なあんだ、かもしれません。しかし、当時の私にとっては衝撃でした！

SirはもちろんMrよりかしこまった表現。Ma’amも、Msのかしこまった表現でMadamの省略した形です。
男性か女性かを表す敬称だけを並べることで、名前なく、性別関わりなく受け取る相手を想定できるということですね。

日本語のメールの書き方だってありますよね。

これだって、知識として知らなければ書けません。

「拝啓」で始まれば「敬具」で締める。
「前略」・「かしこ」の頭語・結語などもある。

よりビジネス向きで、フォーマルな形と言われるパターンだってあります。

しかし、実際に使っていってみなければ、多彩な変化に対応できる文面にはなりません。

英語だって同じ。

今回私が理解した”Dear Sir/Ma’am”にはもう少しわかりやすいパターンもあります。

それも、すべて実践の中で誰かのメールで拝見したり、知識として知って使っていきました。

「ご担当者様」にはこんな英語表現を使いましょう。

どうしても担当者の方の名前が分からない場合は、『ご担当者様』という意味で、

To Whom it May Concern

という表現も使えます。

せめて、担当部署などが分かっている場合は、明らかになっているほうが相手は対応しやすいので、

• Dear IT Departmemt,
• Dear Accounting Department person,
• Dear HR Manager,

等、届けたい部署先やポジションが含まれているほうがいいです。

ビジネスでは日々たくさんのメールのやり取りをするので、自分に関係がないと思えばスルーされてしまう可能性があります。

そういった面からも、より具体的に誰に対してが指定されているほうが自分にとってもまた相手にとっても失礼がなくいいですね。

社内メールでも使うときがあります

受け取り始めると、これらの宛先メールはDM（ダイレクトメール）などで売り込みであることが大半、ということが分かってくると思います。
実際私もDear Sir/Ma’amのようにして代理店先を探していたわけですから。

だからと言って、重要なメールがないわけではありません。
時には、本社からの一斉メールであることもあるし、重要なメールであることもあります。

かといって、Dear Sir/Ma’amが便利さがなくなるわけでもなかったりしますよ。

外国の方のお名前は、とにかく日本人には性別が分からない名前であることも多いです。
男女関係なく使われる名前もあったりしますしね。

困ったら、
Dear Sir/Ma’am　○○(フルネーム）です！
もう少しカジュアルでいいのであれば、Dear Mr/Ms　○○(フルネーム）です。

英文ビジネスメールの「頭語」は実践で覚えよう

こういった英語の「頭語」ですが、私は実践で覚えていきました。

参考になるなと思ったら早速使ってみてくださいね。

誰を宛先にすればいいかわからない、と思ったら、利用していただけると幸いです。

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Mecan

英語が好き。語学が好きというよりは、その背景にある特性や文化などに興味も持つ。ひとが好きで、世界中の人と対話できるおもしろさが嬉しい。

長年地元で英語科教員をしていたが、東京で民間企業に転職、英語を使ってビジネスをし続け、外資系も経験。フィリピンの日本支社でフィリピン人の管理部門も経験。ひたすら実践で英語を身に付けていった経験から、英語習得について語ります。