メールをしたのに返信がない・・・督促ばかりで困っていませんか？

Eメールはビジネスで一番頻繁に使われるコミュニケーションツールになりました。

伝えたい事を十分に検討してから送信できるし、証拠として残すことができるので電話に比べて優れた面もあります。でもやはり”短所”もあります。

電話では相槌を打って理解を事を示したり、笑うことで良い印象を与える事ができます。相手が理解したと分かるまで何度も説明を繰り返す事もできます。

しかし、Eメールではそうはいきません。メールで書く事が伝わる事のすべてだからです。

「Eメールを送ったのに返事がない」
「催促のEメールを送っても返事がこない」

こんな状況を経験したことがあると思います。

もしかしたらそれはメールの仕方に問題があったかもしれませんし、
件名だけで重要じゃないと判断されたのかもしれません。

または、相手があなたの事を重要視していないという理由かもしれません。

そんなことにならないように、この講座ではストレスなく円滑に仕事を進めるためのメール術と仕事術を指導します。

第１章　開封してもらえる件名の付け方

どう書けば自分のメールをまず最初に読んでもらえるのでしょうか？

メールが送られて来て、一番最初に目につくのは件名です。メールの件名は英語では”subject line”と呼ばれ、メーラーの設定の仕方では、メールフォルダの中で「件名だけ表示する」というようにしている人も多く、件名によって今読むか読まないかを決める人が多いようです。

件名はメールを読まれるか読まれないかの大事なキーになります。仕事を円滑に進めるうえで、特に重要になるメール件名について一章を割いて説明します。緊急度に応じた適切な件名をつけるテクニックを学んでいきます。

さらに、督促しなくて済むように、読んでもらえ、すぐに返信してもらえるメール術を学んでいきます。督促が必要になるケースは、もちろん相手の状況もありますが、メールが読んでもらえないとか、優先度が低く見られているケースが意外と多いからです。

• 件名をつける時に気を付けなければならない３つのルール
• 件名で緊急度を高める方法（スタイル・単語）
• 大切な単語を一番最初に置くテクニック
• 同僚／上司／お客様／取引先ごとにすぐにコピーできるメール件名のテンプレート集
• 督促でもっとも大切な、締切り日を強調するテクニック

あなたのメールが最初に読まれるかどうかの８割はまず件名にかかっていると理解してください。

第２章　督促しなくて済むようなメールの書き方

第２章は、督促や催促など、困った状況に陥らないための予防のテクニックです。

私たちは感情の生き物です。仕事とは分っていながらも、やっぱり好きな人と仕事をしたいと思います。単に要件だけのメールと、人柄がうかがえるメール、どちらが良い人間関係を作れるでしょうか？

普段から顔を合わせて仕事をしている場合は、職場で人間関係が普通に作れますが、最近では全く顔を知らない相手とコミュニケーションをするケースも多くなっています。

そんな初めての相手とのメールの始め方、親近感を持ってもらうための文章術を学びます。他の送信者から一歩抜きんでる英語コミュニケーション術を身に付けてください。督促に至らないようにするために、もしくは万が一督促に至った場合にこれをやっているかどうかで、督促した際に結果に差が出るライティングスキルを学びます。

さらに、初めての方に加えて、顔見知りだけどあまり知らない方へのメール、よく知っている人への依頼メールの書き方もカバーします。

予習テキスト内でも演習問題を出すので、まずは自分で書いてみて、あまり推奨されないメールから徐々に必要な要素をステップバイステップで追加しながら理想のメールの書き方を学んで行きます。

• 初めての相手にメールをする時、書き始める際に気を付けるべき事
• 初めて仕事をする相手に好印象を与える自己紹介のテクニック
• 顔見知りではあるが覚えてくれているか分からない相手への連絡の仕方
• 緊急な要件を丁寧にお願いする方法と、緊急だという事を相手を刺激せずに上手に伝える方法
• 相手に親近感を持ってもらう方法

第３章　相手のメールに返信する

相手から必ずしも期待通りのメールが返ってくるとは限りません。リクエストに応えられないと返事をされた時の対処法を学びます。

仕事は一人進めるわけではありません。相手がこちらの希望を満たせない場合、決定権のある第三者（例えば上司や取引先）にスケジュール調整や遅れた場合の対処法を聞いたり、代替案を提案する必要があります。

この章では、想定外のメールに対応するだけではなく、上司や取引先に計画やスケジュール変更などの報告をしたり、代替案を提案して承認をもらうといった調整事項全般のメール術を学びます。

仮に調整がつかなかった場合は、関係者全員で集まって「カンファレンスコール」をするケースがあるかもしれません。どうしても譲れないデッドラインや要求がある場合、カンファレンスコールで決定権を持った全員を集めて最適な解決策を探すことが一般的です。カンファレンスコールの設定方法もこの章でカバーします（カンファレンスコールでのテレビ電話対応などは、第5章で詳しく学びます。）

• 締め切りを守れない、という連絡に対する返答の仕方
• 相手の状況を理解しつつ、自分のリクエストを通すテクニック
• お客様との問題を上司に報告する方法と、少し表現を変えるだけで上司の印象を変えるポイント
• 報告相手に応じて丁寧度合を変化させるテクニック
• 同僚に問題を伝えつつ、意見を求める方法
• カンファレンスコールの設定の仕方

第４章　相手から返事が返ってこなかった場合のフォローアップ

返信がもらえない場合は、いよいよ催促です。第四章では催促のEメールを送るタイミングと、どのように相手の注意を引くか学んでいきます。

いくらあなたが望んでいても、動くのは相手です。

相手の仕事が遅れている理由は何でしょうか？
あなたの伝え方が悪いのでしょうか？
それとも、何かどうしようもない事情であなたの仕事を後回しにしないといけないのかもしれません。

立場の違いを利用して力で攻めるだけでは上手く進むものも進みません。相手もあなたと同じ人間ですから、メールが帰ってこない場合のフォローアップの仕方やあまりうるさくならないような適切なタイミングをわきまえてメールをしていきましょう。もちろん、具体的に相手の注意を引くテクニックを教えますので、あなたの武器にしてください。

第５章　最終手段として相手に電話をかける・カンファレンスコールの進め方

最後手段は電話です。直接相手から状況を聞きます。メールは書けても、電話となると難易度が上がります。メールでは調べて書けることでも、電話ではその場ですぐに受け答えをする必要があるからです。

電話は苦手だからと、誰かに頼りっぱなしでは、自分主導で仕事を取り仕切ることはできません。この章では、督促にフォーカスしてあなたが必要な結果を引き出す電話督促の表現・テクニックを学んでいきます。

フローチャートとしてまとめていますので、相手との会話次第で（仮にあなたがすべてを理解できなかったとしても）何をどの順番で、どう聞いていけばいいのか学びます。

また、会話について行けなかった場合に、最低限欲しい情報を聞き出す方法と、そのために最低限必要なフレーズ集を学んで下さい。

そして最後は、電話後のフォローアップメールの書き方を学びます。電話では話したことが証拠に残らないため、決めた事をまとめた確認メールを送り、双方誤解がないようにします。ようやく欲しいものがもらえた時はサンキューメールで次に備えた人間関係を作っておきましょう。

こうすることで、仕事上の味方がまた一人増えることになるでしょう。この講座では人間関係を育てる仕事術も学んでいきます。

永久保存版　逆引き「督促・催促用語辞典」をプレゼント！

この講座のためだけにオリジナルで書き下ろした教材のなかに出てくる、あなたの職場でも使える督促・催促、一般のビジネスシーンで誰もが使えるMust Learnフレーズ集をプレゼントします。

例えば、「空いてますか」、「お時間取れますか」など、あなたが日常遭遇するであろうフレーズを英語でなんと表現すればいいのか、辞書のように使うことができるリファレンスブックです。「空いていますか」の場合は、必要な単語「available」と、その単語を使った文例集「Please respond immediately (regarding your availability today)＝すぐに返答してください（今日のあなたの空き具合について）」など、督促・催促に必要なフレーズ集をすぐに参照できます。