相手毎に使い分けよう！宛名の書き方、挨拶の仕方

相手と同僚の関係で大変仲が良く、冗談を言い合う仲である場合、
相手が上司である場合、それも仲が良い場合、そうでもない場合、
相手がお客さんの場合で、良く知っている場合、そうでもない場合で、日本語のメール同様表現を変える必要があります。

従来の市販の一方通行のテキスト教材では学べない相手との距離感、TPOに応じたメール術を学びます。

コミュニケーションをスムーズにする挨拶術

単に要件だけのメールは味気ないものです。送信タイミングにより（朝、昼、夜）、また、個人、集団でどのような表現バリエーションができるのかを知り、これらの中から適切なものを使い分けるようにしましょう。

今までの味気ないメールから、ビジネスメールの常識の範囲内であなたの人柄を出すメール術を学びます。

相手を不快にさせないメール術

メールは相手に何かを頼むという「依頼文」ですので、「依頼する」「お願いする」という表現でよく使われるフレーズ、表現集をマスターしましょう。

一口に依頼といっても、顧客、社内の同僚、取引業者ごとに依頼のトーンはちがいます。さらに、同じ相手でも、こちらに不手際があった場合と、何度督促しても思うように仕事をしてもらえない場合とでは自然にメールのトーンも変わってくるはずです。

同僚との間など、社内でよく使われる依頼文、社内でも高い役職の人や顧客に依頼する時に使える依頼文などを区別して学んでいきます。

締めのあいさつと結句

最初の挨拶は急いでいる場合や社内メールの場合省略される事も多いのですが、最後の挨拶はあまり省略される事はありません。あまりバラエティもありませんので、ご紹介するフレーズの中からいつも書く一文を決めておくといいでしょう。

テキストでは迷うことのないよう、できるだけ公式で覚えられるように工夫をこらしました。

予習テキストでは、ビジネスシーンで使いがちなトピックを使って書き込み式のステップアップエクササイズで学んでいきます。予習テキストを学ぶだけでもあなたはこのようなメールを一人で書けるようになります。

サンプルメール�@　書類送付のお願い

おはようございます。
昨日会議で検討した製品Xのマニュアルを送って下さい。
今日の午後2時に使うので、お昼（12時）までに送って欲しいです。
何か問題がありましたら、お知らせください。

ありがとうございます。

サンプルメール�A　プレゼン資料の作成のお願い

3日後の午後2時半から予算会議があります。この会議のためにプレゼンを作ってください。
必要な資料はサーバーのBフォルダにあります。Bフォルダにある「5月プレゼン」というファイルです。
これらの資料を使ってプレゼンを作ってください。

会議前に内容を検討する必要がありますから、26日（木）の午後2時までに提出してください。
よろしくお願いします。

サンプルメール�B　議事録作成のお願い

今日午後2時から4時の間に行う予算会議の議事録を取ってください。
ホワイトボードは印刷機能が壊れているので、自分のノートにメモを取ってください。
確認をしてから全員配信するので、まずは30日（月）の午後1時までに私に第一案を送ってください。

何か質問があったら会議前にお知らせください。
よろしくお願いします。

このパートは、フルーツフルイングリッシュのビジネス英語講座の１つである上級者向けの「ビジネスライティング英語講座」で過去指導してきた添削指導の中からビジネス英語で特に目立つ間違いだけを抽出して学ぶコーナーです。

例えば、be willing to という表現は、学校では「喜んで〜します」と習いますよね。

でも実はこれ、本当の意味は、「〜する事を厭わない」、つまり「〜やってもいい」という大変消極的な意味になります。シチュエーションによっては、消極的というより「嫌々」という表現にもなります。

本人は、やる気満々でやります！って伝えたつもりが、実は伝わるニュアンスは全く逆になるわけです。このような誤解は早めに芽を摘んでおく必要があります。

特に辞書に頼りすぎた独学や受験英語で公式で覚えているものの中から誤用が多いものを中心に解説を加えます。

非常に良く使う表現でありながら、かなり間違えられているものだけを取り上げます。これらのミスを防ぐだけでもあなたのメールの印象は大きく改善されることでしょう。私たちがビジネス講座で指導してきた中で「残念だな！」と思う間違いをここで一気に克服していきます！

• 会話では普通に使うけど、メール文面では避けるべき動詞
• 前向きのつもりが、後ろ向きにとらえられるbe willing toの使い方
• 英語圏の常識。メールで注意したい時制の用法。言われたことを理解した場合に言うのはは、I understood　それとも、I understand？
• 意外と知らない正しい句読点(カンマ、コロン）、スペースの使い方
• 外国人をforeignerと使っていない？日本人がとらえる外国人と外国で外国人をとらえる違いからくる言葉の使い方の注意点
• 疑問符が平叙文につく場合、疑問文に疑問符がないのは実は間違いではありません。
• 「〜と思います」は一辺倒にI thinkを使うのは辞めましょう

などなど、ビジネスの現場で必要なTipsをご紹介します。

ここまで基本的なｅメールの書き方と、よくあるビジネス英語での間違いを学ぶ内容でしたが、予習テキストの内容の一部を説明したにすぎません。さらにあなたのメールをブラッシュアップするためのパートを紹介していきましょう！

このパートでは、ビジネスｅメールの基本を学んでマスターした方でも、独学でなかなか学べない「ネイティブに効果的に使わるメール術」を学んでいきます。日本式の伝え方をしてしまうために伝わらないメールになるのは非常によくあることです。この問題を克服するために「メール演習問題」を準備しました。

一般的に日本人がビジネスシーンで書くeメールは海外のビジネスパーソンにはどのように映っているのでしょうか？ビジネスでの効果的な英語コミュニケーションをする上で、日本人が直面するの最大の課題は何でしょうか？

アメリカで、フォーチュン100企業やスタートアップ企業で日本人と一緒に働いた経験が多いアメリカ人講師David先生によると日本人のコミュニケーション、特にメールの書き方には問題があるといいます。

問題�@　効果的な英語コミュニケーションができていない

正しい文法、語彙、そして構文は非常に重要です。しかし、この分野で優れている人でも、効果的な英語コミュニケーションができない人は多くいます。次のような経験があるでしょうか？

自分は必死に多くの単語を使って、正しい文法を活用して英語で説明しています。しかし、聞き手は全く理解していません。むしろ、何度も同じ質問を繰り返します。自分が言っていることを全く聞いていないと苛立っています。

しかし、実際の問題は自分のコミュニケーションの仕方かもしれません。例えば、日本人は多くの場合、直接言葉で言わず、暗に伝えたり、ほのめかしたりして、ボディ・ランゲージや言葉にできないしぐさ、関係、感情などに重きをおくことがあります。しかし、英語を話す国の方は物事を率直に言うのが普通で、むしろはっきり物事を言わない人に対してイライラしてしまうこともあります。

ですから、日本人は高圧的で横柄な印象を与えないで物事を率直的に話すことや、主旨を簡潔に説明することを学ぶ必要があります。

問題�A　親切・相手への配慮といった文化を大切にしすぎるあまり伝わっていない

コミュニケーションの問題は文化の違いからも生じます。一つの例として、日本人は問題や疑問がある場合、関係者に伝えるのをためらいます。

それは相手の気分を害するのを避けたいという親切心や、自分や仲間に恥をかかせたくない気持ちからくるのかもしれません。しかし、問題がさらに大きくなってしまうと、コミュニケーションは批判的になって生産的でありません。

上手なコミュニケーターは相手の気分を害さないで効果的に問題を明らかにしたり、疑問を伝えたりすることができます。

さらにもう一つの例は、日本人のきっぱりと“ノー”と言うことができない傾向です。これもまた、相手をがっかりさせたくない、または相手の尊厳や自尊心を保ちたい親切心なのかもしれません。ですから、日本人は直接言葉の“ノー”を言わず、“ノー”をほのめかす傾向にあります。

しかし、西洋の方は言葉にしないコミュニケーションや推論を理解するのが苦手です。むしろ、“ノー”と言う答えを“イエス”だと解釈してしまうことがあります。これは日系企業と非日系企業の間でよくおこる問題です。

問題�B　シンプルにそして、もっとダイレクトに

ビジネス英語を改善する鍵の一つは日系企業と非日系企業の文化の違いを理解することです。それぞれの文化の間には意思決定の過程にも大きな違いがあります。日系企業は時間をかけて物事の決定をします。しかし、西洋の企業は最終決定を行なうまでもっと早く進みます。

同じように英語を話す国の人は日本人よりせっかちなところがあるので、考えを話す時はできるだけ言葉を少なく、不必要な表現や言葉を省くことが重要です。このようにビジネス英語を改善することは正しい文法、語彙、そして構文を使う以上のことが関係しています。それには、コミュニケーションの方法に多大な影響を与えている文化の違いを理解することも含まれているわけです。

これらは本当でしょうか？

これを裏付ける証拠があります。先ほどご紹介した上級者向けのビジネス講座「ビジネスライティング英語講座」ではたくさんのメールの改善ポイントがリストアップされています。

この講座では、実際にが仕事で使っているメールを添削してもらえる指導オプションがあるのですが、最初の20通のメールを指導した結果だけを見ても、メールの改善点には明らかな傾向があります。

• 初めての方へのメール。意図をもっと明確に伝えよう
• 意図を直接的に伝えよう！ 必要のない遠慮はいりません
• 意志事実をきちんと伝えられる言葉を使おう
• ストレートに意味が通じる言葉を使おう
• 自分が分かっている事を理解してもらう
• 言葉を氾濫させない
• ストレートに意味が通じる言葉を使おう
• 立場や原因状況を明白にしよう
• 一番大事な内容を確実に伝える
• 説明はしっかりと
• 説明しすぎない
• ストレートに意味が通じる言葉を使おう
• 箇条書きの意図を明白にしよう
• メリハリをつけて、大事な事を明白にしよう
• 質問を明白にしよう
• 遠慮して回りくどくならない
• 簡潔に、分かり易く説明する
• 謝り過ぎて卑屈にならない
• くどい説明にならない
• 必要であれば遠慮せず的確に質問する
• 交渉に使える材料はドンドン全面に持って来よう

良く言えば、相手との関係性を重要視する日本人らしい繊細さや思いやりが出ているメール文面になっているのですが、悪く言えば、相手に礼を尽くそうと思うあまり、伝えたい事がダイレクトに伝えられていない、回りくどい書き方をしている方が多いことが分ります。

ただ英語圏の人々のメールはこのような日本式の伝え方とは違います。これが、先ほどのDavid先生の感想につながっているのです。

単にメールの書式を学ぶだけでは十分ではありません。そこには伝え方の文化的な違いも存在しているからです。そのため、この講座では、予習段階でこのような日本人のビジネスメールにありがちな間違いを無くすためのエクササイズを取り入れています。

日本語で書いた文面をそのまま英語にしてしまう事はあまりオススメできないということです。これを直すことがこのパートの役割です。

日本人が書いたビジネスメールを診断する演習問題に挑戦しよう！

このパートでは、よくある典型的な日本人メール（実際に職場で使われているもの）をいくつか紹介します。

そのメールを見て何が問題か、どこが問題なのかをまずは自分で考えていただき、その後で、そのメールをどうブラッシュアップしていけばいいかを説明していきます。あなたは、他の日本人の典型的なメールのミスを反面教師にして、英語圏で伝わりやすく、歓迎されるメールを書くスキルを身につけて下さい。

これらはすべて書き込み式ワークブックスタイルで演習形式で提供されますが、もちろんこれはまだあくまで予習段階にすぎません。ワークブックを兼ねるテキストで学んだ事を、全8回のマンツーマンの添削課題で4ヶ月をかけて、実際あなたのものにして頂きます。定着度を確認しながら、改善点をあぶりだしていきます。

ビジネス英語の基本が一人でも学べる書き込み式のテキストと、マンツーマン添削指導で、理論と実践、そしてフィードバックが三位一体となった特別講座です。こんな方にご利用頂きたいと考えています。

• メールの基本を押さえたい方、
• 脱日本人式の世界標準にのビジネスeメールを書けるようになりたい方
• ビジネスｅメールの書き方を系統立てて学んでいない方
• 日本語で考えたメール文面をそのまま英文に置き替えているだけの方
• 脱日本人式の世界標準にのビジネスeメールを書けるようになりたい方
• 社内で英文チェックをする立場の方
• 上司として、業務だけではなく英語も自分が部下の模範にならないといけない方

この講座は、ネイティブ社会に精通した人間で、現在もアメリカ社会で生活し、アメリカのビジネスの現場で活躍していた講師が開発しました。もちろん教材や課題についてはネイティブの監修を行っています。

開発したKeiko先生は、高校時代に単身渡米。高校の時に１年留学をしたことがきっかけとなり、その後、本格的に渡米。ミネソタ州立大学で会計を専攻。卒業後はアメリカの大手の監査法人に就職しその間にアメリカの公認会計士の資格（CPA)を取得。アメリカの大手監査法人（しかも4大メジャーの1社です）で公認会計士として働いた後、メジャーホテルの本部や大企業で内部統制の仕事をしたりと、まさにアメリカ社会の中で、英語を武器に英語にまみれてアメリカで社会生活を送ってきた講師です。